סה"כ פורסמו: 7015 מאמרים
שם משתמש: סיסמה:
זכור אותי
שכחת סיסמה? | הרשמה
25/09/2017 | 00:20

ניהול מסמכים וסריקת מסמכים, ככה מקימים ארכיון דיגיטלי

גרסה להדפסה
ניהול מסמכים וסריקת מסמכים, ככה מקימים ארכיון דיגיטלי ציון המאמר: 4.25/5 487 הצבעות

ישנן סיבות רבות מדוע כדאי לקחת את רוב המסמכים המשרדיים שלנו ולהפוך אותם לפורמט דיגיטלי.  זה שאנחנו בוחרים לחסוך בשימוש בנייר לא אומר שנצטרך להיות לחלוטין ללא נייר. אפשר, מותר ואף צריך להשתמש בנייר בתחומים מסויימים, אבל חשוב שנגדיר כמטרה להפחית ככל האפשר את השימוש בו.


קחו את תחום עריכת הדין, תחום שמייצר מסמכים רבים מידי יום. אפילו עורכי דין יכולים ליצור סביבת "משרד ללא נייר". כפי שחלקכם ודאי יודע, משרדי עורכי דין צריכים לשמור על המסמכים שלהם במשך מספר שנים, 7 שנים ליתר דיוק. עם זאת אין זה אומר שהם צריכים לעשות זאת על בסיס נייר. בשנים האחרונות ניתן להגיע לדיונים בבתי המשפט עם מסמכים סרוקים נאמנים למקור עם חתימה וקבצים דיגיטליים מקובלים כמו מסמכי הנייר הפיזיים.


סריקת מסמכים – זה צורך ולא אופנה


משרדי עורכי הדין, רואי חשבון, חברות ביטוח, ומשתמשי נייר גדולים אחרים צריכים להשקיע אלפי שקלים בכל שנה על אחסון המסמכים שלהם בגלל הצורך לשמור את כל המסמכים החשובים שלהם.


אלה שמבצעים סריקת מסמכים על בסיס קבוע חותכים את העלויות החודשיות על ייצור ואחסון מסמכים באופן משמעותי. הם סורקים את המסמכים לפורמט PDF ומאחסנים את הקבצים הדיגיטליים על השרת הארגוני, והמסמכים נגישים בכל עת. הם זמינים ברשת, כל אחד מהעובדים יכול לגשת אליהם בכל עת.


ארגונים שעובדים במתכונת "משרד ללא נייר" נהנים מחסכון בעלויות. הם קונים פחות נייר ובנוסף הם נהנים גם מחסכון במקום במשרדים שלהם, חסכון שעשוי להגיע לאלפי שקלים בשנה.


למה כדאי לכם לחשוב על סריקת מסמכים במשרד


לחסוך בבזבוז על רכישת נייר. בכל משרד ממוצע קיימים קלסרים רבים. חלקם מאוחסן למספר שנים בארכיוני מסמכים. ניתן לחסוך כסף אם מבצעים סריקת מסמכים ומאחסנים את הקבצים הדיגיטליים שזהים למסמכי המקור על גבי מדיה כגון תקליטור, דיסק קשיח, דיסק און קי ועוד. אם תעשו כך לא תצטרכו את כל הניירת הזו כך שמספיק שתבצעו סריקת מסמכים על בסיס קבוע ותוכלו להתנהל באופן יעיל.


ניתן גם לחסוך זמן רב המושקע באיתור מסמכים להם אתם נזקקים מפעם לפעם. במקום לחפש בקלסרים שעות ארוכות כדי למצוא את המסמך הרצוי, תוכלו פשוט לפתוח במחשב את התיקייה המתאימה שיצרתם בזמן שעשיתם סריקת מסמכים, ולמצוא במהירות את המסמך. אם תתקינו תוכנת ניהול מסמכים, תוכלו בהקלקת מילת חיפוש לאתר את המסמך הרצוי. אם תחסכו שעה ביום על חיפוש מסמכים תוכלו לחסוך 365 שעות בשנה, שזה שווה ערך לשני חודשי עבודה.


עבודה עם מסמכים סרוקים מאפשרת לארגון לשפר את אבטחת המידע. ביצוע הסריקה מהווה גורם המשמר באופן מלאכותי את המידע שיש במסמכים. עצם הסריקה ושמירת הקבצים באופן מאובטח ובכמה עותקים, מהווה סוג של ביטוח לכל נזק העלול להיגרם למסמכי המקור, בין אם נזק מהטבע או נזק מעשה ידי אדם.


לקבלת מידע נוסף על סריקת מסמכים , אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ולבקר באתר http://scanbook.co.il/. נשמח להגיע לביצוע פיילוט חינם במשרדכם (לכמות סריקה המתאימה לכך) ולהגיש הצעת מחיר אטרקטיבית ומהירה.

תגיות:

שירותי ליווי לשירותי אינטרנט...
  קרוב למיליארד איש כבר עושים שימוש באינטרנט על בסיס קבוע, אם באמצעות המחשב הנייד, המחשב הנייח, ...
שירותי ליווי לעסקים
  העולם העסקי מורכב יותר ומצריך התמודדות גוברת עם אתגרים בתחומים השונים. על מנת להתמודד בהצלחה, יש ...
שירותי ליווי לספקים טכניים...
  הצמיחה הגבוהה במשק בכל מיני תחומים, היא זו שגרמה להגברת הייצור, השיווק והייצור של המון מוצרי ...
איך להוריד אחוזי שומן
איך להוריד אחוזי שומן
איך להוריד אחוזי שומן ציון המאמר: 4.34/5 440 הצבעות מה זה "אחוז שומן", ומהי
שמלות ערב לנערות
שמלות ערב לנערות
שמלות ערב לנערות ציון המאמר: 4.35/5 438 הצבעות גיל ההתבגרות זוהי התקופה היפה והזוהרת
שמלות ערב להשכרה
שמלות ערב להשכרה
שמלות ערב להשכרה ציון המאמר: 4.35/5 437 הצבעות כאשר אתן צריכות לחפש שמלה אשר
שמלות כלה וערב לחתונה
שמלות כלה וערב לחתונה
שמלות כלה וערב לחתונה ציון המאמר: 4.35/5 437 הצבעות שמלות ערב לחתונה זו בד"כ אחת מהחלטות שגורמות לנשים הרבה התלבטויות
טיפול זוגי לזוגות צעירים
טיפול זוגי לזוגות צעירים
טיפול זוגי לזוגות צעירים ציון המאמר: 4.35/5 437 הצבעות ככל הנראה כיום, השאלה בטיפול זוגי לזוגות צעירים אינה השאלה "זה
  • מאמרים דומים
  • מאמרים נוספים של DOCUMENTS
  • אודות DOCUMENTS
  • מידע נוסף

אודות DOCUMENTS

לא סופק מידע נוסף.

מידע נוסף

מאמר זה נכתב באתר רובו - תכנים שגולשים כותבים. באפשרותך למצוא מאמרים דומים בתוך קטגוריית אירועים ו אירועים עסקיים ו הפקת אירועים ו יזמות עסקית ו יחסי ציבור ו כללי ו משאבי אנוש ו מתנות ו עסקים ו עסקים וכלכלה ו קניות וצרכנות או על ידי צפייה בכרטיס המחבר . אם יש לך הערות, הארות באפשרותך לפנות למחבר המאמר [ DOCUMENTS ] באמצעות דוא"ל info@documents.co.il
שם הכותב:
סה"כ כתב: [ 1 ] מאמרים
שווה קריאה
סרטי מתיחות
סרטי מתיחות
סרטי מתיחות ציון המאמר: 4.59/5 415 הצבעות בשנת 1978 נהרו 750 אלף ישראלים לראות את "ישראלים מצחיקים"
קרמבו
קרמבו
קרמבו ציון המאמר: 4.59/5 415 הצבעות בוא נהרוג כמה אגדות: הקרמבו לא פותח בישראל, לא גדל פה
מוזיקת הטראנס
מוזיקת הטראנס
מוזיקת הטראנס ציון המאמר: 4.59/5 414 הצבעות איך אומרים "קרחנה" באנגלית? יש איזה ביטוי חמוד – "גואינג
מכונית סובארו
מכונית סובארו
מכונית סובארו ציון המאמר: 4.59/5 419 הצבעות בשנות ה-80 לכל ישראלי שני הייתה סובארו. כולם אומרו שזה
תרבות הצריכה בישראל
תרבות הצריכה בישראל
תרבות הצריכה בישראל ציון המאמר: 4.59/5 414 הצבעות תרבות הצריכה של רבים מאיתנו לא נובעת מצורך אמיתי

ניווט מהיר

מדורים

הכי נצפה

רובו

RSS RSS | כל הזכויות שמורות רובו תכנים שגולשים כותבים | מאמרים 2017-2011 © תוכן הכותבים מופץ ברשיון Creative Commons