ניהול מסמכים וסריקת מסמכים, ככה מקימים ארכיון דיגיטלי
ישנן סיבות רבות מדוע כדאי לקחת את רוב המסמכים המשרדיים שלנו ולהפוך אותם לפורמט דיגיטלי. זה שאנחנו בוחרים לחסוך בשימוש בנייר לא אומר שנצטרך להיות לחלוטין ללא נייר. אפשר, מותר ואף צריך להשתמש בנייר בתחומים מסויימים, אבל חשוב שנגדיר כמטרה להפחית ככל האפשר את השימוש בו.
קחו את תחום עריכת הדין, תחום שמייצר מסמכים רבים מידי יום. אפילו עורכי דין יכולים ליצור סביבת "משרד ללא נייר". כפי שחלקכם ודאי יודע, משרדי עורכי דין צריכים לשמור על המסמכים שלהם במשך מספר שנים, 7 שנים ליתר דיוק. עם זאת אין זה אומר שהם צריכים לעשות זאת על בסיס נייר. בשנים האחרונות ניתן להגיע לדיונים בבתי המשפט עם מסמכים סרוקים נאמנים למקור עם חתימה וקבצים דיגיטליים מקובלים כמו מסמכי הנייר הפיזיים.
סריקת מסמכים – זה צורך ולא אופנה
משרדי עורכי הדין, רואי חשבון, חברות ביטוח, ומשתמשי נייר גדולים אחרים צריכים להשקיע אלפי שקלים בכל שנה על אחסון המסמכים שלהם בגלל הצורך לשמור את כל המסמכים החשובים שלהם.
אלה שמבצעים סריקת מסמכים על בסיס קבוע חותכים את העלויות החודשיות על ייצור ואחסון מסמכים באופן משמעותי. הם סורקים את המסמכים לפורמט PDF ומאחסנים את הקבצים הדיגיטליים על השרת הארגוני, והמסמכים נגישים בכל עת. הם זמינים ברשת, כל אחד מהעובדים יכול לגשת אליהם בכל עת.
ארגונים שעובדים במתכונת "משרד ללא נייר" נהנים מחסכון בעלויות. הם קונים פחות נייר ובנוסף הם נהנים גם מחסכון במקום במשרדים שלהם, חסכון שעשוי להגיע לאלפי שקלים בשנה.
למה כדאי לכם לחשוב על סריקת מסמכים במשרד
לחסוך בבזבוז על רכישת נייר. בכל משרד ממוצע קיימים קלסרים רבים. חלקם מאוחסן למספר שנים בארכיוני מסמכים. ניתן לחסוך כסף אם מבצעים סריקת מסמכים ומאחסנים את הקבצים הדיגיטליים שזהים למסמכי המקור על גבי מדיה כגון תקליטור, דיסק קשיח, דיסק און קי ועוד. אם תעשו כך לא תצטרכו את כל הניירת הזו כך שמספיק שתבצעו סריקת מסמכים על בסיס קבוע ותוכלו להתנהל באופן יעיל.
ניתן גם לחסוך זמן רב המושקע באיתור מסמכים להם אתם נזקקים מפעם לפעם. במקום לחפש בקלסרים שעות ארוכות כדי למצוא את המסמך הרצוי, תוכלו פשוט לפתוח במחשב את התיקייה המתאימה שיצרתם בזמן שעשיתם סריקת מסמכים, ולמצוא במהירות את המסמך. אם תתקינו תוכנת ניהול מסמכים, תוכלו בהקלקת מילת חיפוש לאתר את המסמך הרצוי. אם תחסכו שעה ביום על חיפוש מסמכים תוכלו לחסוך 365 שעות בשנה, שזה שווה ערך לשני חודשי עבודה.
עבודה עם מסמכים סרוקים מאפשרת לארגון לשפר את אבטחת המידע. ביצוע הסריקה מהווה גורם המשמר באופן מלאכותי את המידע שיש במסמכים. עצם הסריקה ושמירת הקבצים באופן מאובטח ובכמה עותקים, מהווה סוג של ביטוח לכל נזק העלול להיגרם למסמכי המקור, בין אם נזק מהטבע או נזק מעשה ידי אדם.
לקבלת מידע נוסף על סריקת מסמכים , אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ולבקר באתר http://scanbook.co.il/. נשמח להגיע לביצוע פיילוט חינם במשרדכם (לכמות סריקה המתאימה לכך) ולהגיש הצעת מחיר אטרקטיבית ומהירה.
תגיות:
שירותי סריקהתוכנה לניהול ארכיון- מאמרים דומים
- מאמרים נוספים של DOCUMENTS
- אודות DOCUMENTS
- מידע נוסף
מאמרים דומים
- איך עושים ספירת מלאי? ואיך כדאי להיערך לקראת?
- מחפשים בעל מקצוע? עסקים? זה עסקים!
- מנעולן רכב בירושלים
- יוסי לוי יועץ שיווק באינטרנט
- המדריך השלם למעבר מעישון לאידוי סיגריה אלקטרונית
- יום כייף בבית הספר מתחיל עם מתקנים מתנפחים!
- מה חשוב לדעת על חתונה ביום שישי?
- מוצרי פרסום, לחיזוק הקשר האישי והעסקי עם הלקוחות.
- מתנות לט"ו בשבט לעובדים וללקוחות
- טיפים לביצוע הרחקת יונים מהמרפסת
- מתנות לעובדים לראש השנה, פנקו את העובדים בעציצים ממותגים מובטחת לכם שנה עסקית מוצלחת
- מתנות לראש השנה, המתנות שיחברו את הלקוחות והעובדים שלכם לעסק.
- כשקופת הדיירים מתנהלת על ידי חברת האחזקה
- מתנות לראש השנה, עציץ ממותג, מוצר פרסום שיבטיח לך הצלחה עסקית כל השנה.
- שיקום נזקי מים באמצעות מכשור טכנולוגי
- תהליך הקמת רשת בעסק
- איך בוחרים מחיצות אופן ספייס למשרד
- עציצים ממותגים כמוצרי פרסום הטורבו לשיווק העסק שלך
- קידום אתרים אורגני
- מימון המונים